新型コロナウイルスの感染拡大により在宅ワークが注目され始め、いま多くの企業が取り入れています。在宅ワークの大前提は「在宅で仕事をする」ということですが、スムーズに在宅ワークを始めるには準備が必要です。そこで、会社にいるのと同じように在宅で業務を円滑に進めるために、「何から始めたらいいのかわからない」と感じている企業も多いのではないでしょうか？
今回は、在宅ワークを構築する上での第一歩目からの準備についてご紹介します。
在宅ワークを構築するためにまずすることとは？
在宅ワークは、オフィスで仕事をする環境が自宅に変わっただけ。しかし、環境が変わるだけで、導入しなければいけないものや準備するものがたくさんあります。
ここでは、在宅ワークの構築において、まず最初にしなければいけないことをまとめてみました。
作業環境を整える
いざ在宅ワークを始めるにも、作業環境が整っていないと始めることができません。作業する場所の確保から始まり、作業用のデスクやチェアー、ヘッドセット、文具、OA機器の準備までオフィスで業務をする環境に合わせることが重要です。
従業員に在宅ワークを命じることは簡単ですが、従業員の自宅が円滑に在宅ワークができる環境であるかどうかはわかりません。社内で在宅ワークの環境について話し合い、会社で準備できることがあれば進めていきましょう。
デジタル化の構築
在宅ワークを進める上で欠かせないのがデジタル化の構築です。やりとりがすべてオンラインになってしまうため、オンライン環境を整える必要があります。
例えば、こんなこと！
コミュニケーションツールの選定
web会議システムの導入
セキュリティーソフトをインストール
クラウドサーバーの導入
などが代表的なデジタル化です。
コミュニケーションツールの選定は、無料で利用できるものや機能面が豊富なものなどさまざまですが、チームが使いやすいものを選ぶことが大切。ビジネスでよく利用されているものは「Chatwork」や「Slack」などです。人数が増えると有料になるものもあるので、事前に確認しておくことをおすすめします。
また、web会議システムの導入も外せません。チーム内の打ち合わせはもちろんですが、遠い場所や訪問が難しいお客様もしくは取引先の方がいる企業におすすめです。
セキュリティーソフトのインストールも必ずしておきましょう。在宅ワークにより情報漏えいやウイルス感染などを起こさないように、PCで業務を始める前に対策しておくことが重要です。ソフトについてわからない場合は、社内でシステム管理を行っている部署などがあれば相談するのもひとつの方法です。
クラウドサーバーの導入も在宅ワークには便利です。サーバー上にデータを集約しておくことで社外でもデータを確認することができ、チームでの共有が可能です。しかし、このクラウドサーバー導入に悩む企業は少なくありません。例えば、「社外からアクセスできない」「どのサーバーがいいのかわからない」「データを移行できない」など。クラウドサーバーを初めて導入する企業は、在宅ワーク支援サービスを行っている業者に相談するのもいいでしょう。
勤怠管理
在宅ワークになると勤怠状況が見えません。自宅にいることで通勤時間を削減できるため、業務に取り組める時間は自ずと増えているはず。自宅という環境はどうしても勤怠状況をクラウド上で管理することで、個人やチームがいまどのように動いているかを把握することができます。オフィスと在宅では環境が一変するので、メリハリをつけるためにも勤怠管理を整えておきましょう。
電子化できるものをまとめる
在宅ワークになることで、これまで直接署名やサインをもらっていたものができなくなります。また、FAXの確認や送受信も同様。在宅ワークでこれらができるととても便利ですよね。
そこで便利なのが、これらの電子化してPC上で行えることです。契約を締結することが多い企業や発注書や稟議書を提出することが多いチームにおすすめです。電子印鑑を作成することもできるので、わざわざ印鑑を押す手間も省けます。
手間だけでなく、省スペースや紛失防止の向上にも役立つので、オフィスワークでも取り入れている企業が増えています。
在宅ワーク構築は弊社の「デジタルワーク.com」におまかせ
在宅ワークの構築がスムーズにできるかどうかは事前準備がカギを握ります。在宅ワークを構築するには、企業だけでは限界がある場合もあるので、できれば専門的な知識がある業者におまかせするのがおすすめです。
弊社のデジタルワーク.comでは、在宅ワークを構築したい企業のために運用の提案をさせていただいています。とくに、デジタル化においてさまざまなソリューションをご提案。企業に最適な在宅ワークの構築方法をお教えします。
ぜひ、在宅ワークを構築・導入したい企業は、「デジタルワーク.com」におまかせください。